هیئت حل اختلاف ثبت احوال سامانه سهیم
در هر یک از ادارات ثبت احوال هیئتی به نام هیئت حل اختلاف ثبت احوال تشکیل شده است که وظیفه رسیدگی به اموری مانند: تصحیح در اشتباه اسناد هویتی، ابطال اسناد هویتی اشتباهی یا مکرر و…. را برعهده داشته و رسیدگی میکند. قبلا برای تصحیح و رسیدگی اشتباه در اسناد سجلی توسط هیئت حل اختلاف، باید به محل این هیئت در اداره ثبت احوال محل سکونت حضور پیدا میکردید و مراحل تصحیح اشتباه، باید تماما حضوری پیگیری میشود
ولیکن امروزه سازمان اداره کل ثبت احوال کشور سامانه ای را تحت عنوان سامانه سهیم به وجود آورده که در این سامانه بخشی به نام هیئت حل اختلاف تعریف شده که میتوان موارد اشتباه در اسناد سجلی را بعد از ورود به سامانه سهیم بخش هیئت حل اختلاف، به صورت مجازی و غیر حضوری پیگیری و اصلاح نمود. در نظر داشته باشید برای شروع رسیدگی توسط این هیئت، حتما باید درخواست خود را به صورت کتبی در سامانه سهیم، تنظیم و به بخش هیئت حل اختلاف ثبت احوال ارائه نمایید.
با توجه به اینکه تمامی احوال شخصیه هر فردی اعم از ولادت، وفات، مشخصات فردی(نام، نام خانوادگی، نام پدر و مادر، ازدواج، طلاق و…) در ثبت احوال به ثبت میرسد، از اینرو ثبت احوال هیئتی را تحت عنوان هیئت حل اختلاف به وجود آورده است که اگر چنانچه اشتباهی در ثبت اسناد هویتی افراد توسط مامورین ثبت احوال رخ داد، اشخاص بتوانند از طریق سامانه سهیم در بخش هیئت حل اختلاف، اعتراض خود را اعلام نموده و نسبت به تصحیح مدارک خود اقدام کنند.
ماهیت هیئت حل اختلاف ثبت احوال در سامانه سهیم
یکی از سازمان های دولتی که در کشور وجود دارد، سازمان ثبت احوال میباشد. این سازمان منحصرا در خصوص ثبت اسناد هویتی افراد مثل: ثبت ولادت و وفات و ازدواج و… فعالیت میکند. در هر یک از استان ها، شهر و شهرستانها شعبه هایی از این سازمان وجود دارد که خدمات مربوط به احوال شخصیه افراد را ارائه می دهد.
از آنجایی که ثبت اسناد هویتی اشخاص توسط مامورین این سازمان صورت میگیرد و خطا و اشتباه در نیروی انسانی وجود دارد، ممکن است اشتباهی در ثبت این اسناد، صورت بگیرد، مثلا: ممکن است تاریخ تولد شخصی در زمان گرفتن شناسنامه اشتباهی تاریخ دیگری ثبت شود.
از اینرو در قانون ثبت احوال هیاتی به نام هیئت حل اختلاف ثبت احوال به وجود آمده که وظیفه رسیدگی به اختلافات ناشی از اشتباهات مامورین ثبت احوال در ثبت اسناد هویتی صورت گرفته است، (مثلا: نام یا نام خانوادگی شخصی به صورت غلط در شناسنامه درج شده باشد) را برعهده دارد. فلذا افرادی که نسبت به اسناد هویتی خود معترض بوده و مدعی هستند که در اسناد سجلی آنها اشتباهی رخ داده است میتوانند، در سامانه سهیم وارد شوند و درخواست رسیدگی و تصحیح اشتباه را از طریق هیئت حل اختلاف سامانه سهیم، پیگیری و درست نمایند.
ماده 3 قانون ثبت احوال، به تعریف و اعضاء هیئت حل اختلاف پرداخته و بیان میدارد، در مقر هر اداره ثبت احوال، هیئتی به نام هیئت حل اختلاف تشکیل میشود که، رئیس اداره ثبت احوال و مسئول بایگانی یا معاونین و یا نمایندگان آنان و یکی از کارمندان مطلع اداره مزبور ،عهده دار و اعضا این هیئت میباشند.
برای اطلاع بیشتر از سامانه سهیم و خدمات بر روی این لینک کلیک کنید
وظیفه هیئت حل اختلاف ثبت احوال سامانه سهیم
در قسمت قبل بیان کردیم که طبق قانون ثبت احوال، تمام وقایعی که مربوط به هویت، شناخت و تمییز افراد از یکدیگر میباشد باید در اداره ثبت احوال به ثبت برسد. حال اگر اشتباهی در ثبت اسناد هویتی و سجلی افراد توسط مامورین ثبت احوال رخ دهد، اصلاح و رفع این اشتباه برعهده هیئت حل اختلاف ثبت احوال میباشد. قانون ثبت احوال وظایفی را برای این هیئت تعریف نموده است که به شرح ذیل میباشد:
الف- تصحیح هر نوع اشتباه در تحریر مندرجات دفتر ثبت کل وقایع و وفات بعد از امضا سند و قبل از تسلیم شناسنامه یا گواهی ولادت یا وفات و تکمیل سند از نظر مشخصاتی که ( نا معلوم )بوده است مندرج در ماده 29 این قانون.
ب- رفع اشتباهات ناشی از تحریر ضمن ثبت وقایع یا نقل مندرجات اسناد و اعلامیه ها و مدارک به دفاتر ثبت کل وقایع و سایر دفاتر.
ج- ابطال اسناد و شناسنامه هایی که بیگانگان مورد استفاده داده اند و طبق ماده 44 اعلام میشود.
د- ابطال اسناد مکرر و یا موهوم و تصحیح اشتباه در ثبت جنس صاحب سند و تغییر نام های ممنوع.
و- حذف کلمات زائد، غیر ضروری و یا ناشی از اشتباه در اسناد سجلی اشخاص.
درخواست رسیدگی از هیئت حل اختلاف ثبت احوال از طریق سامانه سهیم
هر شخصی که نسبت به ثبت به اسناد سجلی خود اعتراضی دارد میبایست اعتراض خود را به صورت مکتوب بعد از ورود به سامانه سهیم در قسمت هیئت حل اختلاف به ثبت برساند. این هیئت بعد از ثبت درخواست در سامانه سهیم، به بررسی مدارک و صحت و سقم موضوع، پرداخته و شروع به رسیدگی میکند و اگر اشتباهی رخ داده باشد، رای به تصحیح آن میدهد.
مطابق آیین نامه طرز رسیدگی هیات های حل اختلاف اسناد ثبت احوال، شروع به رسیدگی در هیات های حل اختلاف، محتاج به تسلیم گزارش مسئولین یا درخواست کتبی( منظور همان ثبت از طریق سامانه سهیم میباشد.) صاحبان اسناد سجلی یا اشخاص ذینفع یا قائم مقام قانونی و یا نماینده آنان میباشد. اگر درخواست توسط وکیل تسلیم شود باید وکالتنامه رسمی وکیل و در صورتیکه درخواست را قیم داده باشد، فتوکپی یا رونوشت قیم نامه و به طور کلی رو نوشت مدرکی که مثبت سمت متقاضی است باید پیوست درخواست باشد.
لازم به ذکر است که موضوع درخواست و همچنین مشخصات درخواست دهنده میبایست در درخواست قید گردد.
نحوه رسیدگی به درخواست توسط هیئت حل اختلاف ثبت احوال
بعد از اینکه متقاضی درخواست کتبی خود را از طریق سامانه سهیم در بخش هیئت حل اختلاف به ثبت رساند، هیات مذکور موظف به رسیدگی و اعلام رای مقتضی میباشد.
برابر ماده 9 آیین نامه طرز رسیدگی هیئت های حل اختلاف اسناد ثبت احوال، دفتر هیات حل اختلاف محل صدور شناسنامه، باید بلافاصله پس از دریافت گزارش یا درخواست، آن را در دفتر مخصوص، ثبت و به هیئت حل اختلاف تسلیم نمایند. هیئت مذکور چنانچه پرونده را آماده برای رسیدگی و اخذ تصمیم نهایی تشخیص داد، تصمیم مقتضی اتخاذ مینماید.
در غیر این صورت، درخواست و ضمائم را برای طرف متقاضی ارسال می دارد که ظرف 10 روز کتبا پاسخ دهد و هیئت پس از دریافت پاسخ متقاضی، رسیدگی لازم را انجام میدهد و در صورت ضرورت با تعیین وقت، متقاضی را برای اخذ توضیح و رسیدگی دعوت مینماید.
و همچنین در ماده 18 این آیین نامه آمده است که هیات حل اختلاف در وقت رسیدگی باید پرونده را مطالعه و بررسی نموده و پس از ملاحظه اوراق و اسناد مربوط و استماع توضیحات طرفین و درج آن درصورت مجلس و اعلام ختم رسیدگی، رای آن را حداکثر ظرف 48 ساعت صادر نماید. باید توجه داشت که رای باید کاملا مستدل و مشروح نوشته شود.
دفتر هیات حل اختلاف مکلف است رای هیات را بلافاصله پس از صدور و ثبت در دفتر مخصوص برای ابلاغ به طرفین به نشانی مندرج در درخواست ارسال کند.
هرگاه هیات حل اختلاف در حین رسیدگی متوجه جعلیت اسناد ثبت احوال گردید، باید رسیدگی را متوقف ساخته و پرونده را ضمن گزارش جامعی از طریق اداره ثبت احوال مربوطه جهت پیگیری موضوع و اقدام قانونی به مرکز ارسال دارد.
نحوه ثبت درخواست هیات حل اختلاف در سامانه سهیم
مرحله اول: ورود به سامانه سهیم
برای درخواست تشکیل هیات حل اختلاف ابتدا باید وارد سایت رسمی سامانه سهیم به نشانی sahim.sabteahval.ir شوید.
برای ورود به صورت در سامانه سهیم بر روی این لینک کلیک کنید
مرحله دوم: ثبت نام یا ورود به حساب کاربری خود
اگر قبلا در سامانه سهیم ثبت نام نکرده اید، ابتدا باید ورود خود را از طریق سامانه (هدا) یا ورود با پنجره ملی خدمات دولت هوشمند مشخص نمایید. و بعد از ثبت نام شما مجددا وارد سامانه سهیم خواهید شد.
مرحله سوم: بعد از ورود به سامانه سهیم، گزینه <هیات حل اختلاف> را انتخاب نمایید.
در بخش خدمات سامانه سهیم، باید به دنبال گزینه <هیات حل اختلاف> گشته و بعد از پیدا کردن آن، بر روی آن کلیک کنید.
مرحله چهارم: در این مرحله از درخواست، باید وضعیت آدرس را مشخص کنید. دقت بفرمایید آدرس نمایش داده شده، با آدرس شما مطابقت داشته باشد.
اگر چنانچه آدرس مورد تایید شما قرار نگرفت و اشتباهی ثبت شده بود، در این صورت با کلیک برروی کلمه <خیر>، باید برای ثبت آدرس جدید، کد پستی آدرس مورد نظر را در قسمت مربوطه وارد نمایید،
بعد از ثبت کد پستی جدید، بررسی و استعلام توسط اداره ثبت احوال صورت گرفته و آدرس جدید ثبت میشود. بعد از ثبت آدرس جدید، باید برای ادامه روند درخواست هیات حل اختلاف مراحل زیر را در پیش بگیرید.
بعد از تایید آدرس، میبایست شخصی که خواهان تشکیل هیات حل اختلاف است مشخص گردد. درخواست دهنده میتواند علاوه برخود شخص، وکیل، ولی و یا قیم شخص باشد. اگر متقاضی درخواست تشکیل هیئت، خود شخص باشد، در این صورت نوع درخواست از بین لیستی که توسط این هیات آماده شده، نیز باید معلوم گردد. در واقع باید معلوم شود که اشتباه در اسناد سجلی در چه زمینه ای رخ داده که به خاطر آن باید هیات حل اختلاف تشکیل شود. بعد از انتخاب نوع درخواست، بر روی گزینه <ادامه> کلیک نمایید تا درخواست شما برای تشکیل هیات حل اختلاف به ثبت برسد.
و اگر چنانچه متقاضی درخواست، غیر خود شخص باشد،(وکیل، ولی، قیم) باید کد ملی و تاریخ تولد صاحب شناسنامه ( شخصی که در اسناد سجلی آن اشتباهی رخ داده است) را به درستی مشخص و وارد نمایید.
مرحله پنجم: ثبت درخواست و دریافت کد رهگیری
در این مرحله باید درخواست خود را به ثبت برسانید و کد رهگیری دریافت نمایید. بعد از ثبت درخواست کد رهگیری برای شما نمایش داده میشود و همزمان نیز، کد رهگیری به شماره همراه شما ارسال خواهد شد.
مرحله ششم: پیگیری نتیجه
بعد از ثبت درخواست و دریافت کد رهگیری، برای پیگیری و اطلاع از وضعیت درخواست خود، میتوانید وارد سایت sahim.sabteahval.ir شوید و در بالای صفحه قسمت پیگیری، از وضعیت درخواست خود مطلع شوید.
مرحله هفتم: انصراف از درخواست کمیسیون تشخیص سن
اگر چنانچه بعد از درخواست تشکیل کمیسیون تشخیص سن، قصد انصراف از درخواست خود را داشتید، در این صورت میتوانید بعد از ورود به سامانه سهیم بر روی گزینه <پیگیری> کلیک نموده و از طریق دکمه <وضعیت درخواست ها>، با بیان علت انصراف، درخواست انصراف خود را اعلام نمایید.
الف- برای ثبت انصراف از درخواست، میبایست بعد از ورود به سامانه سهیم، وارد قسمت <پیگیری>شوید.
ب- برروی گزینه وضعیت درخواست ها بزنید.
ج- بر روی گزینه انصراف کلیک نمایید و پس از نوشتن علت انصراف، میتوانید انصراف خود را به ثبت برسانید.
